辦公家具是辦公環境裝潢的一部分，在美化辦公環境中起到重要的作用，不單單是簡單的使用功能，而且是保障使用人能舒適的正常使用，與周圍環境相協調，賞心悅目，起到裝飾裝潢功能，所以不能像其他設備采購招標一樣，給出主要技術參數可以采購到滿意的設備。一定要根據使用環境、使用人的社會地位、使用習慣提出比較細致的相應要求供投標人參考，以免造成投標人單憑主觀想象和引導投標人購買高價辦公家具取得更多利潤。
辦公家具同時體現一個單位或公司的市場定位。如IT行業，新興產業年輕人多，公司飛速發展充滿朝氣，多會使用一些色彩明快比較前衛的家具一般大開間辦公，為了便于同事間溝通并給每一個人提供私人空間，多會使用屏風式辦公位或異型辦公桌。但是機關會強調級別，環境嚴重、嚴肅，會主要使用一些顏色較深簡潔大方的辦公家具。所以要根據不同的使用對象提出具體要求，如規格尺寸、款式、顏色，總之要根據適用對象的不同有針對性的要求，首先要做到招標人自己心中有數，利于招標評標和決標，真正優選出招標人滿意的辦公家具。
大多數人或多或少都有過采購家具的經驗，認為家具是一個非常簡單的設備，只要能用就可以了，存在一些誤區。恰恰因為比其他設備簡單，并且幾乎所有人都購買辦公家具的經驗，辦公家具的使用對象又是主辦人的同事，反而使得辦公家具采購招標比其他設備招標復雜許多。